Электронные экспедиторские документы и реестр ГосЛог: что изменится с 1 сентября 2026
Что меняется для экспедиторов с 1 сентября 2026 года
Бумажным бланкам в транспортной экспедиции отведено всё меньше места. Начиная с 1 сентября 2026 года компании и предприниматели, которые организуют доставку чужих грузов, обязаны оформлять ключевые экспедиторские документы только в электронном виде и направлять их через государственную систему.
Правовая основа перемен — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он одновременно поправил несколько актов: Устав автомобильного транспорта (№ 259-ФЗ), закон о транспортно-экспедиционной деятельности (№ 87-ФЗ), а также Воздушный и Железнодорожный кодексы. За счёт этого новое требование охватило сразу автомобильные, авиационные и железнодорожные перевозки.
Какие документы переводят в цифру
Под обязательный электронный обмен попадает не только привычная накладная. Перечень шире и затрагивает разные звенья логистической цепочки.
| Вид перевозки | Документы в электронном виде |
|---|---|
| Автомобильные | Транспортная накладная (ЭТрН), заказ-заявка |
| Экспедирование | Поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка |
| Авиационные | Грузовая авианакладная |
| Железнодорожные | Железнодорожная накладная |
Каждый документ формируется как XML-файл, состоящий из отдельных титулов, а сами форматы утверждает Минтранс России. У электронной транспортной накладной таких титулов восемь. Заполнять их участники будут по мере движения груза: первые четыре (Т1–Т4) обязательны и фиксируют условия, приём, подтверждение и доставку, следующие пары добавляются по ситуации — для первичного учёта, переадресации или замены водителя.
Реестр экспедиторов ГосЛог: сроки и порядок
Параллельно с переходом на электронные документы экспедиторов обязали встать на учёт. Для этого работает реестр на платформе «ГосЛог», запущенный 1 марта 2026 года. Ведёт его Ространснадзор, а уведомление подаётся через портал Госуслуг.
Тем, кто уже оказывал услуги по экспедированию, отводилось время до 30 апреля 2026 года — этот срок миновал. Новым участникам рынка проще ориентироваться: внести себя в реестр нужно ещё до подписания первого договора. Сами электронные документы передаются через государственную информационную систему ГИС ЭПД при посредничестве аккредитованных операторов ИС ЭПД — по состоянию на март 2026 года их насчитывалось двенадцать.
Новые обязанности перед силовыми ведомствами
Помимо цифровизации документов, у экспедиторов появился отдельный блок требований, связанных с оперативно-розыскной деятельностью. Их ввёл Федеральный закон от 31.07.2025 № 281-ФЗ. Компании обязаны:
- хранить данные о договорах, сторонах сделок и маршрутах грузов и передавать их ФСБ по запросу;
- дооснастить свои информационные системы программно-техническими средствами под требования спецслужб;
- предоставлять грузы для проверки или изъятия, если этого потребуют органы, ведущие оперативно-розыскные мероприятия.
Сколько стоит игнорировать требования
Ответственность за нарушения собрана в статье 11.14.3 КоАП. Работа без регистрации в реестре и невыполнение «розыскных» обязанностей наказываются по-разному, причём для повторных случаев суммы кратно растут.
| Нарушение | Первый раз | Повторно |
|---|---|---|
| Работа без реестра — юрлицо | 100–300 тыс. руб. | 500 тыс. – 1 млн руб. |
| Работа без реестра — ИП | 3–5 тыс. руб. | 5–10 тыс. руб. |
| Невыполнение требований по ОРД | 0,1–0,3% годовой выручки, но не менее 500 тыс. руб. | 1–3% годовой выручки, но не менее 1 млн руб. |
Отдельные составы именно за отказ от электронных перевозочных документов пока находятся в стадии законопроекта — по состоянию на 29 мая 2026 года они ещё не приняты.
Кого требования пока не коснутся
Полного запрета на бумагу не вводят. Перечень ситуаций, когда документы допустимо оформить по старинке, закреплён приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115 (он также начинает действовать 1 сентября 2026 года). В число исключений вошли перевозки в зонах чрезвычайного положения, воинские и оборонные грузы, рейсы с участием иностранных лиц, каботаж внутри ЕАЭС и доставка для личных нужд граждан.
Есть нюанс и с электронным путевым листом: обязательным его сделали только для перевозок алкоголя и спиртосодержащей продукции, для остальных грузов он остаётся делом добровольным. А вот перевозчиков масштабная регистрация ждёт позже — Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ запускает их собственный реестр с 1 марта 2027 года и распространяется на транспорт массой от 3,5 тонны.
Как подготовиться и при чём здесь ЭДО
Времени на раскачку немного, а слабое звено в цепочке способно остановить весь обмен: если хотя бы один контрагент не готов работать в электронном формате, документ не уйдёт. Поэтому подготовку стоит начать заранее. Базовый набор шагов выглядит так:
- проверить регистрацию в реестре «ГосЛог» и закрыть просроченные обязанности;
- оформить квалифицированную подпись и машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые будут визировать документы;
- подключиться к оператору и протестировать обмен с ключевым партнёром до наступления сентября.
Здесь выигрывают те, кто уже перевёл документооборот в электронный вид. Если компания обменивается счетами-фактурами, УПД и актами с контрагентами в Контур.Диадоке, значительная часть инфраструктуры готова заранее: квалифицированная подпись выпущена, роли распределены, маршруты согласования настроены. Останется добавить работу с перевозочными документами и не растягивать подготовку до последних недель.
Не забывайте и про сроки хранения: электронные перевозочные документы нужно держать не менее пяти лет — это следует из статьи 29 закона № 402-ФЗ и пункта 8 статьи 23 Налогового кодекса.
