Работа с входящими в Диадоке

23 августа 2024

Внедрение ЭДО оптимизирует большую часть бизнес-процессов. Один из основных элементов электронного документооборота — входящая документация. В статье расскажем, как работать с ней в сервисе Контур.Диадок.

Как принимать входящую документацию от партнёров

Чтобы получать входящую документацию в Диадоке, нужно пригласить контрагента к сотрудничеству через ЭДО. Входящие приглашения от партнёров можно посмотреть во вкладке «Контрагенты».

После принятия приглашения станет доступно получение входящих запросов. Узнать, подключён ли партнёр к ЭДО, можно через поиск в сервисе — введите название организации или ИНН и получите информацию о статусе.

Получение входящих файлов в Диадоке бесплатно. Кроме того, сервис не берёт плату за:

подписание документации;
хранение и согласование;
поддержку специалистов в любое время суток;
определённое количество пользователей.

Чтобы начать использование Диадока, понадобится только сертификат КЭП. Оплачивается определённый пакет отправки исходящих документов.

Настройка входящей документации

В веб-версии Диадока документ можно отправить на согласование или подписание конкретному сотруднику — при необходимости файл придёт ему на почту.

Все документы определённого контрагента можно направлять конкретному подразделению, если у него есть доступ к личному кабинету. Чтобы зарегистрировать подразделение, зайдите в настройки и выберите «Подразделения».

Выберите подходящее подразделение, впишите необходимую информацию и нажмите «Добавить».

Настройка подразделений обеспечит маршрутизацию документации: она сразу отправляется по заданному маршруту, что ускоряет согласование и подписание. Маршрутизировать можно только документы, отправленные в основной офис; документы также можно переслать самостоятельно.

Статусы входящей документации

Для оперативного просмотра состояния файлов каждый входящий документ в Диадоке имеет определённый статус, соответствующий тому, какое действие с ним происходит.

Как найти входящие документы в Диадоке?

Все входящие документы хранятся в папке «Входящие». Чтобы получить к ним доступ, войдите в профиль Диадока с помощью КЭП. Нужные документы можно искать по фильтрам.

Процесс согласования входящей документации

После получения файл можно перенаправить на подписание или визирование коллеге, начальнику или подчинённому. В согласовании участвуют бухгалтер и оператор: первый согласовывает документ, второй имеет право на его подпись и отправку на подпись. Сначала документ поступает к оператору, который согласует его с бухгалтером:

откройте документ;
нажмите кнопку «Согласовать» внутри файла;
выберите нужные акты и нажмите «Передать на согласование»;
выберите подразделение сотрудника-согласующего (если согласовать может любой сотрудник, отправьте всему отделению);
статус документа изменится — бухгалтер увидит его в разделе «Требующие обработки»;
согласование происходит в том же разделе — достаточно нажать нужную кнопку;
после согласования у оператора появится возможность подписать документ или передать его на подписание.

Процесс подписания документации

В подписании задействованы директор и оператор. Сначала оператор отправляет файл директору на согласование или удостоверение. Чтобы подписать документ:

откройте документ;
перейдите в раздел согласования;
отправьте файл на подпись подходящему сотруднику;
статус файла во входящих изменится, а у директора он отобразится в разделе документов, требующих обработки;
прямо оттуда документ можно подписать, нажав соответствующую кнопку.

Аннулирование

Каждый пользователь может аннулировать входящий документ при необходимости — выберите соответствующее действие в карточке документа или отметьте нужные файлы в перечне входящей документации.

Процесс печати

Если нужна бумажная версия документа, её можно распечатать в Диадоке двумя способами:

через входящие: зайдите в раздел входящих, выберите файл и нажмите значок принтера в верхнем углу;
через карточку документа: авторизуйтесь, найдите файл и откройте его карточку, затем распечатайте.

Удаление входящих документов

Удалить ненужный файл из входящих можно через карточку или раздел «Входящие».

Удаление с помощью карточки документа

Войдите в аккаунт, во вкладку входящих, найдите нужный файл и откройте его карточку. Пролистайте вниз, найдите действие удаления, воспользуйтесь им и подтвердите решение.

Удаление во входящих

Отметьте во входящих все файлы, которые нужно удалить, и перенесите их в корзину.