Как хранить электронные документы по закону?
Электронные документы намного легче и быстрее создавать, обрабатывать и пересылать. ЭДО ускоряет рабочие процессы и экономит ресурсы: не нужно выделять помещение под архив и тратить время на поиск файлов. Но важно правильно хранить документы — защищать от сбоев системы и постороннего вмешательства.
Методы хранения электронных документов
Флеш-носители
Самый ненадёжный способ: носитель может выйти из строя или потеряться, а его защиту легко взломать.
Облачный архив
Не требует установки ПО и больших затрат, обеспечивает высокую защиту и хранение по требованиям закона. Доступ — при наличии стабильного интернета.
Свой архив
Файлы на компьютере с доступом узкого круга сотрудников. Данные могут быть утеряны при поломке, а соблюсти требования закона самостоятельно непросто.
Программы ЭДО
Архив при системе ЭДО с быстрым доступом, логичной структурой и понятными правилами хранения. Для организаций такой метод может быть избыточным — требует отдельного ПО, настройки и затрат.
Чаще всего предприниматели выбирают облачный архив. Хранение в нём должно соответствовать требованиям:
- удобочитаемость — учёт формата, умение его читать и отображать в реальном времени;
- возможность группирования — документы легко находятся, распознаются и распределяются по группам с правильными ИНН и другими маркерами;
- ясность — нужный документ легко найти при необходимости;
- безопасность — документы надёжно хранятся в стабильной среде, защищены и управляемы.
Требования к хранению документов в архиве
Владелец обязан хранить средства для чтения, копирования и проверки состояния документов. Проверку нужно проводить каждые 5 лет.
Срок хранения документов в ЭДО
Срок хранения документов установлен приказом ФНС России.
Выдача документации из архива
Архивный документ копируется, если его нужно распечатать, выдать или кому-то направить. Все действия фиксируются в журнале: дата запроса, сведения о сотруднике и подразделении, номер документа.
Достоинства облачных электронных архивов:
- экономия времени и ресурсов;
- ускорение бизнес-процессов;
- быстрый и простой поиск нужной информации;
- не нужно хранить и защищать данные самостоятельно;
- повышение контроля над процессами;
- упрощение отчётности перед ФНС.
