Повторная отправка файлов по ЭДО
При заполнении и отправке документации всегда есть место человеческому фактору — иногда сотрудники допускают ошибки. Что делать в таких случаях, можно ли исправить ситуацию и как отправить партнёру корректную версию заново — расскажем в статье.
Процесс повторной отправки документации через ЭДО
Сервис Контур.Диадок позволяет повторно отправить документ — это нужно при ошибках в предыдущем файле или для внесения корректировок, а также для изменения параметров отправки, согласования или подписания.
Заново отправить документ можно только в модуле 1С — в браузере такая возможность не поддерживается. Повторно отправить можно лишь неудалённую документацию; если файл был удалён, его сначала нужно восстановить из папки «Недавно удалённые».
Алгоритм для повторной отправки письма
Чтобы отправить письмо через ЭДО ещё раз, действуйте так:
- найдите нужный файл в модуле 1С и внесите в него корректировки;
- перейдите в раздел «Исходящие», где видны все отправленные письма;
- в таблице сообщений выберите файл, который нужно отправить повторно;
- нажмите на него — появится окно с кнопкой «Переотправить»;
- сервис предложит аннулировать документ: при согласии контрагенту придёт запрос на аннулирование с указанием причины (если документ уже аннулирован, вы перейдёте к следующему этапу);
- документ автоматически переформируется — проверьте правильность данных;
- задайте условия подписания и передачи (полномочия подписанта, отдел-получатель) и нажмите «Подписать и отправить» либо отправьте на согласование коллегам.
В Диадоке можно сделать и массовую переотправку: отметьте в исходящих все нужные письма, аннулируйте их, создайте новые и отправьте партнёру.
Для чего нужно аннулировать документ перед повторной отправкой
Если вы решили отправить контрагенту новый документ (например, исправленную версию), предыдущий нужно аннулировать, чтобы в системе не возникло два экземпляра одного документа. Аннулировав документ, обе стороны соглашаются с окончанием его действия.
Перед отправкой новой версии появится всплывающее окно с предложением аннулировать предыдущий файл. Если вы примете запрос, система отправит аналогичную заявку второй стороне — от неё тоже потребуется положительный ответ. Сервис самостоятельно подготовит акт аннулирования.
Аннулировать можно следующие виды документации:
- любые виды счетов-фактур, акты, УПД и завершённые накладные;
- неформализованную документацию с запросом подписи второй стороны, заверенную партнёром;
- неформализованную документацию без запроса подписи второй стороны.
Если при переотправке вы не получили предложение аннулировать предыдущую версию, возможно, документ не относится к перечисленным выше, был аннулирован заранее или партнёр работает в системе ЭДО без этой функции.
Можно и не аннулировать предыдущий документ — для этого отклоните предложение об аннулировании. Но тогда действие предыдущего документа не прекратится, и он сохранит юридическую силу. Рекомендуем не пренебрегать этой функцией, чтобы избежать спорных ситуаций.
Какие сложности могут возникнуть при переотправке документа
Если в системе нет функции повторной отправки из-за того, что документ уже отправлялся, перенастройте систему: перейдите в расширенные настройки, выберите раздел системных настроек и отключите кнопку «Контроль дублирования пакетов на отправку».
Если этой кнопки нет, причиной может быть уже выполненная переотправка. Тогда найдите в исходящих исправленный вариант и воспользуйтесь функцией повторной отправки.
Если вы впервые делаете переотправку, но кнопка повторной отправки отсутствует, попробуйте найти её в папке «Для отправки» и повторить действия. Если не помогло — обратитесь к техническим специалистам Контур.Диадок.
В большинстве случаев повторная отправка нужна, когда в отправленном документе выявлены ошибки. При переотправке аннулируйте первую версию, чтобы она не имела юридической силы.
