В чем разница между СЭД и ЭДО

18 июля 2023

За последние несколько лет цифровой документооборот стал неотъемлемой частью работы множества организаций в России. Компании активно переносят внутренние процессы и обмен документами с контрагентами в электронный формат с помощью систем электронного документооборота (СЭД) и электронного документооборота (ЭДО). Рассмотрим основные отличия между этими системами и как внедрять их на предприятии.

Что такое ЭДО и СЭД

Цифровой документооборот (ЭДО) — это электронный обмен документами, который можно вести разными способами, но наиболее безопасный из них — использование систем электронного документооборота (СЭД). В системах ЭДО взаимодействие между контрагентами идёт через телекоммуникационные каналы оператора ЭДО, позволяя обмениваться документами с партнёрами, поставщиками и клиентами через интернет. У такого подхода ряд преимуществ:

документы не нужно распечатывать — они заверяются электронной подписью и имеют юридическую значимость;
сокращаются расходы на печать, бумагу, почтовые и курьерские услуги, а также на содержание архива;
сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на важном;
снижается вероятность человеческих ошибок в документах;
документы не теряются и не повреждаются.

Внедрение СЭД позволяет значительно сократить использование бумажных документов, уменьшить расходы на печать и хранение, ускорить согласование и обработку документов. Благодаря электронной подписи документы обладают юридической значимостью и хранятся в безопасной электронной форме, а внутренние бизнес-процессы становятся прозрачнее и управляемее.

Внутренний ЭДО в Диадоке

Существуют платформы, объединяющие функциональность СЭД и обмена документами с контрагентами. Один из примеров — внутренний ЭДО от Контур.Диадок, разработанный для упрощения работы бухгалтеров и оптимизации контроля документов.

В рамках внутреннего ЭДО организации могут формировать, отправлять, получать и подписывать внутренние документы: акты о списании, накладные на внутреннее перемещение, требования-накладные, приходные и расходные кассовые ордера, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, авансовые отчёты и другие. Это сокращает затраты на печать, бумагу, почтовые и курьерские услуги.

Ключевое преимущество внутреннего ЭДО от Диадока — интеграция с учётной системой, что автоматизирует процессы и обеспечивает единый интерфейс работы в привычной среде 1С. Сотрудники своевременно получают уведомления о важных документах и подписывают их с компьютера или мобильного устройства.

Возможности кадрового ЭДО

Интеграция с онлайн-сервисами позволяет эффективно обмениваться кадровыми документами. Сотрудники отдела кадров могут создавать, отправлять и получать документы, а также проверять их статусы онлайн. Сбор подписей с сотрудников становится быстрее и удобнее, а вероятность ошибок и штрафов сводится к минимуму.

Пример такого сервиса — КЭДО от Контура. В нём соблюдаются требования закона о персональных данных, поддерживаются все виды электронной подписи и есть настройка маршрутов согласования. Благодаря адаптивной мобильной версии работа с кадровыми документами проста и для сотрудников, и для руководителей.

Такое решение существенно сокращает затраты на кадровый процесс и повышает его эффективность: специалисты оперативно работают с документами, проводят массовое ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и минимизируют риски.

Кто является оператором электронного документооборота

Оператор ЭДО играет важную роль в обмене электронными документами и обладает необходимыми техническими, кадровыми и юридическими возможностями. Один из ярких примеров — группа компаний СКБ Контур.

Чтобы обеспечить юридическую значимость, электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданы через оператора ЭДО. Например, для счетов-фактур установлены особые требования к обмену — приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Операторы ЭДО проходят лицензирование, чтобы получить право работать с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, и предлагают широкий спектр сервисов с высоким уровнем безопасности.

Операторы поддерживают системы в соответствии с требованиями законодательства, проверяют достоверность информации о пользователях, хранят электронные документы в установленные законом сроки и выступают третьей стороной в спорах, а также обеспечивают круглосуточную техническую поддержку.

Операторы также предоставляют роуминг для обмена документами с клиентами других операторов. Группа компаний СКБ Контур — один из лидеров по количеству роуминговых соединений, причём роуминг автоматический и не требует дополнительных настроек.

Тарифы Контур.Диадок

Входящие документы бесплатны — оплачиваются только исходящие. Пакеты:

250 документов — 2 950 ₽ (11,80 ₽ за документ);
600 документов — 6 300 ₽ (10,50 ₽ за документ);
1 200 документов — 12 300 ₽ (10,25 ₽ за документ) — самый выгодный;
3 000 документов — 29 600 ₽ (9,87 ₽ за документ);
6 000 документов — 55 500 ₽ (9,25 ₽ за документ);
12 000 документов — 105 800 ₽ (8,82 ₽ за документ).

Электронную подпись для Диадок можно получить от 4 000 ₽. Больше 12 000 документов? С Контур.Диадок это не проблема.

Подробности акции уточняйте у оператора сервисного центра.

Схема электронного документооборота

Для обмена электронными документами используются сервисы операторов ЭДО. Чтобы начать документооборот, участникам нужно отправить или принять приглашение на обмен. В сервисе Диадок это происходит так:

перейдите в раздел «Поиск и приглашение» на странице «Контрагенты»;
найдите нужную компанию по названию или ИНН;
отправьте приглашение для установления обмена документами.

После принятия приглашения организация контрагента отображается в разделе «Контрагенты», и можно приступать к обмену документами.

Отправитель создаёт и загружает документ в веб-версии или отправляет его из учётной системы. Документы можно объединить в пакет, указать дополнительные сведения и примечания.

Отправитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью и отправляет его. Оператор ЭДО проверяет легитимность сертификата подписи и соответствие формата документа требованиям ФНС, фиксирует дату получения и отправляет документ адресату.

Адресат получает документ за несколько секунд в личном кабинете или учётной системе. Он может просмотреть и скачать документ, подписать его или отказаться от подписи, а также запросить корректировку. Каждый этап отражается статусами: «На согласовании», «Подписан», «Документооборот завершён», «Отказано в подписи» и другими.

Список операторов ЭДО в России

Чтобы оказывать услуги онлайн-документооборота, оператор ЭДО должен иметь статус доверенного и строго соблюдать требования ФНС. Новые требования введены Приказом от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, вступившим в силу с 1 марта 2022 года. Группа компаний СКБ Контур выполнила все предписания и имеет статус активного оператора.

Информацию о провайдерах ЭДО и проверку их статуса можно получить на сайте ФНС в «Реестре операторов ЭДО».

Как выбрать систему ЭДО

Важно проанализировать существующие схемы делопроизводства и выявить узкие места, где внедрение ЭДО принесёт наибольшую пользу. Стоит обратить внимание на следующие аспекты:

наличие стандартных функций ЭДО: отправка, получение, создание, подписание и хранение документов;
дополнительные опции: маршрутизация, шаблоны документов, ограничение доступа к информации;
возможности интеграции с учётной системой организации;
тарифы и ценообразование сервиса;
безопасность системы: шифрование данных и защита от несанкционированного доступа;
количество подключённых к платформе контрагентов;
возможность роуминга с другими операторами ЭДО;
уровень и доступность технической поддержки.

Один из важнейших аспектов — безопасность. В сервисе ЭДО Диадок данные передаются по зашифрованным каналам связи с использованием протоколов SSL/TLS, что гарантирует их конфиденциальность. Копии документов хранятся на трёх отдельных серверах в надёжных дата-центрах на территории России, а вход в сервис возможен только по КЭП или логину и паролю.

Преимущества внедрения ЭДО

Использование ЭДО оптимизирует бизнес-процессы, делая их быстрее и эффективнее. Группа компаний Контур предлагает интеграционные решения, позволяющие работать в привычном интерфейсе учётной программы. Для тех, кому интеграция не нужна, доступна веб-версия Диадок со всеми функциями.

ЭДО между контрагентами и внутри компании сокращает расходы на печать, бумагу и пересылку документов, снижает риск ошибок и ускоряет поиск документов — достаточно нескольких кликов. Сотрудники могут работать с документами в мобильном приложении даже вне офиса, а автоматизация рутинных процессов снижает вероятность ошибок, просрочек и штрафов, что положительно сказывается на экономических показателях компании.