Строка 5б счёта-фактуры на аванс: новые правила по закону № 425-ФЗ и формат обмена ED 1.22

Что изменилось в заполнении счёта-фактуры

Поправки в порядок оформления счетов-фактур закреплены Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Главное новшество касается отгрузочного счёта-фактуры: в строке 5б теперь нужно указывать номер и дату того счёта-фактуры на аванс, который зачтён в оплату данной отгрузки. Раньше эта связка между авансом и отгрузкой в документе так явно не фиксировалась.

Под это требование подстраивают и электронные форматы. В учётных программах появился обновлённый формат обмена ED 1.22 — например, «1С:Управление нашей фирмой» поддерживает его начиная с версии 3.0.13. Через этот формат сведения из строки 5б передаются между учётными системами при обмене документами.

Зачем связывать аванс с отгрузкой

Логика поправки простая. Когда покупатель перечислил предоплату, продавец выставляет авансовый счёт-фактуру. Позже, при фактической отгрузке, оформляется отгрузочный счёт-фактура, а ранее принятый аванс зачитывается в счёт этой поставки. Строка 5б как раз и показывает, какой именно авансовый документ закрывается отгрузкой.

Такая ссылка делает цепочку «аванс — отгрузка — зачёт» прозрачной. Это упрощает сверку и снимает часть вопросов при проверке вычетов по НДС, потому что связь между двумя счетами-фактурами видна прямо в документе, а не восстанавливается вручную.

Как это работает при электронном обмене

Формат ED 1.22 передаёт данные строки 5б с учётом исправлений — это нужно, чтобы печатные формы счёта-фактуры формировались корректно у обеих сторон. Иными словами, информация об авансовом счёте-фактуре не теряется при выгрузке и загрузке документа между программами.

Что это значит на практике для тех, кто работает в электронном виде:

• учётную систему нужно обновить до версии, которая поддерживает актуальный формат;
• шаблоны и печатные формы счёта-фактуры должны корректно выводить значение строки 5б;
• при зачёте аванса в оплату отгрузки реквизиты авансового счёта-фактуры должны подтягиваться автоматически, без ручного ввода.

Что учесть бизнесу на ЭДО

Изменение форматов счетов-фактур затрагивает всех, кто обменивается такими документами через операторов электронного документооборота. Если форматы в учётной системе и в сервисе ЭДО разойдутся, документ может не пройти или сформироваться с ошибкой в реквизитах. Поэтому к моменту вступления поправок в силу стоит заранее проверить, что и программа, и канал обмена готовы к новым требованиям.

Особенно это важно компаниям, которые часто работают по предоплате: розница, оптовые поставки, подрядные работы. У них авансовых счетов-фактур много, а значит и строку 5б придётся заполнять регулярно.

Связка с учётной системой и Диадоком

Чтобы новые правила работали без ручной рутины, удобнее формировать и отправлять документы прямо из учётной программы. Контур.Диадок интегрируется с 1С через модуль и коннектор, а также через API — счета-фактуры, УПД и другие документы уходят контрагенту из привычного интерфейса, а статусы возвращаются обратно в систему.

Такой подход уменьшает риск ошибок в реквизитах: данные берутся из учёта, а не вводятся повторно. Когда поправки по строке 5б и обновлённые форматы заработают в полную силу, связка «учётная система + оператор ЭДО» поможет передавать счета-фактуры на отгрузку и авансы в актуальном виде и без задержек.