Что поставщик должен знать об ЭДО?

ЭДО называется система, при которой вся документация принимается и передается в виде электронных документов. Подобным же образом оформляются и заявки на участие в торгах, заключаются контракты с победителями конкурса.

В отличие от традиционного обмена документацией на бумажных носителях, вся деловая электронная документация проводится через оператора ЭДО. Так называется организация, которая работает в соответствии с существующей законодательной базой, входит в особый список ФНС и обладает полномочиями по приему и передаче юридически значимых документов. Именно на площадке такого оператора и происходит ЭДО между контрагентами.

При использовании ЭДО отпадает надобность в бумажном обороте документов. Особенности ЭДО таковы:

• Документы в этой системе являются юридически правомочными. Каждый из них заверяется КЭП, которую невозможно подделать и которая имеет равную значимость с собственноручной подписью.
• Позволяет производить любые действия с документами: корректировать, согласовывать с партнерами и сотрудниками, отправлять контрагентам, отправлять в электронный архив для бессрочного хранения, извлекать из архива.
• Гарантирует сохранность и неизменность документации, ее быструю доставку. Документы на бумаге можно потерять, повредить, их могут подделать или внести недостоверные данные. Электронные документы не теряются, не повреждаются, их трудно подделать, а текущий статус проверяется легко и быстро. Доставка документов производится моментально, а электронная подпись надежно защищает от постороннего вмешательства в информацию документа.
• Система обеспечивает безопасность при передаче документов через интернет. Если электронную почту злоумышленники могут взломать, то в ЭДО такое маловероятно, потому что вся информация переправляется в зашифрованном виде. Просматривать документы ЭДО и вести работу с ними могут только стороны, которые пользуются системой.
• В число важнейших преимуществ ЭДО входит существенная экономия времени и средств участников. Обработка документов происходит намного быстрее. Создание документа, его редактирование, согласование, подписание, отправка и получение производится оперативно. Система позволяет избежать затрат на покупку офисной бумаги, расходных материалов для печати, доставку почтой или курьерами. В считанные секунды можно получить или отправить документацию, расстояния между партнерами не имеет значения.

Но переход на ЭДО связан с определенными трудностями. Придется перестраивать привычные методы работы с деловой документацией. Сам процесс как получения, так и отправки документов отличается от традиционного бумажного документооборота. Сервис Диадок окажет помощь предпринимателям при переходе на новую систему. Внешне сервис напоминает всем хорошо известную электронную почту. Здесь точно так же имеются разделы с входящими, переправленными, удаленными файлами. Формат сервиса позволяет пользователю интуитивно понять назначение и логику разделов. Главное отличие от e-mail – переданные через ЭДО документы правомочны юридически, не требуют собственноручной подписи, а также каких-нибудь дополнительных актов или условий.

Что дает поставщику ЭДО?

Пользование ЭДО предоставляет возможность оптимизировать несколько важнейших процессов:

• ЭДО с оператором ЭТП. Так называется оформление закрывающих документов при работе на электронной площадке. Поставщик, принимающий участие в закупках, может выплачивать комиссию или получать иные платные услуги, после чего получать УПД и акт о выполнении работ.
• Электронное актирование. Сюда входит комплекс разных действий по приемке товаров и услуг, а также выполненных по госконтракту работ. Поставщику нужно создать и отправить передаточный документ, а госзаказчику – утвердить факт принятия выполнения заказа, либо внести корректировку.

В данном случае электронный документооборот обеспечивает те же преимущества, что и контрагентский ЭДО. Документы столь же значимы юридически, процессы обработки документации существенно ускоряются, а финансовые затраты снижаются.

Помимо этого, польза ЭДО для поставщиков состоит и в следующем:

• Все прописанные в законе условия соблюдаются в полном объеме. Начиная с 01.01.22 г., только подключение к Единой информационной системе предоставляет право участвовать в электронных торгах, проводимых по любым госзакупкам . Это единый для всех закон. Регистрация, оборот документации и подписание документов в производится в ЕИС исключительно электронным способом.
• Сокращение количества случайных ошибок при создании документа. Часть показателей автоматически вносится системой. При этом документе не остается незаполненных граф, номера ИНН или неточности в наименовании юридической организации исключаются.
• Если счета-фактуры подписаны электронной подписью, внесение в них каких-либо изменений уже невозможно. Поэтому данные документа надежно защищены от постороннего вмешательства.
• Подключение к любой ЭТП. Часть электронных площадок уже полностью перешла на ЭДО, если компания не работает в ней, ее заявка будет неизбежно отклонена. В других случаях участник торгов для получения закрывающего акта вынужден будет ездить в офис ЭТП, порой за много километров. Например, ЭТП Газпромбанка имеет офис только в Москве, если участник находится, например, во Владивостоке, ему будет очень накладно забирать свою бумажную документацию.
• Приемка происходит очень быстро. Нет нужды дожидаться доставки бумажного акта о приемке, достаточно получить его через электронную систему. Подписание акта также производится дистанционно.

При закупках используются две основные разновидности ЭДО: документооборот через оператора и электронное актирование.

ЭДО с оператором ЭТП

Если поставщик собирается работать на ЭТП, он должен будет заключить с оператором площадки, где собирается работать, а также договор на обслуживание. Здесь могут быть проставлены и платные услуги, а именно: оплата права работы на этой площадке по определенным тарифам, комиссионные выплаты. Оператор ЭТП предоставляет клиенту набор первичных документов, к примеру, УПД, разнообразную актовую документацию, счета-фактуры.

Обмениваться электронной деловой документацией предпочитают многие коммерческие и все без исключения федеральные торговые площадки. По своему желанию поставщик может выбрать площадку как с обязательным ЭДО, так с возможностью использования бумажной документации.

Но в настоящее время не только все федеральные, но и многие коммерческие площадки работают только с ЭДО.

Некоторые площадки при нежелании клиента использовать электронный документооборот могут предложить пересылать документацию почтой или лично привозить в головной филиал. В этом случае участник торгов может использовать бумажные документы, но такой способ взаимосвязи с площадкой может оказаться затратным по времени и финансам.

У каждой площадки есть свои правила подключения ЭДО. Об этих правилах проинформирует клиента или сайт компании или техническая поддержка. Но, как правило, процесс подключения проходит несколько этапов.

1. Получение электронной подписи.

Обычно она оформляется на руководителя организации, но также может быть оформлена на ответственного сотрудника, заместителя, особого уполномоченного с заверенной доверенностью. Тот, на кого оформлена такая подпись, несет персональную ответственность за все операции в системе с электронными документами.

Чтобы работать с оператором ЭТП, следует подключиться к одной из программ ЭДО, работающих именно с этой площадкой. Часто они сами предлагают выгодные варианты подключения.

2. Подключение к оператору ЭДО.

• Организация на ЭТП своей системы ЭДО. Для этого необходимо сделать заявку на сайт выбранной площадки. На этой ЭТП нужно будет иметь аккредитацию, а также оформить личный кабинет. Конкретные действия по обустройству своей системы ЭДО можно уточнить в службе техподдержки сайта данной ЭТП.
• Подключение к внешней системе ЭДО. Однако эта система должна быть настроена для работы с выбранной торговой площадкой. Поэтому перед подключением нужно будет проверить наличие у внешней системы такого документооборота роуминга с ЭТП. Лишь удостоверившись в наличии такового, можно будет подавать заявку.
• Объем тарифа на пользование ЭДО определяется приблизительным количеством документов, которые будут отправлены. Клиент может выбрать тариф, который ему более выгоден – либо с оплатой каждого отправленного документа, либо приобрести пакет на определенное количество документов, либо избрать безлимит. Как показывает практика, при большом обороте документации более выгодными оказываются последние два способа. Нередко операторы предлагают комплексные тарифы.

3. Начало работы на ЭТП.

После получения логина, пароля или КЭП можно входить в систему ЭДО. В большинстве случаев логин и пароль оператора ЭТП идентичны таковым же для входа на саму площадку.

При работе с ЭДО у начинающих пользователей могут возникнуть какие-либо проблемы или вопросы. Таковые разрешаются службами технической поддержки как оператора ЭДО, так и самой торговой площадки. Если потерялся документ, не загрузились нужные файлы или не действует электронная подпись, специалисты техподдержки найдут способы решения проблемы.

ЭДО в ЕИС

Начиная с 01.01.22 года, в ЕИС, согласно законодательству, ЭДО стал обязательным как для заказчиков, так и для поставщиков. При участии поставщика в госзакупках, он согласно закону 44-Ф3 должен будет оформлять электронным актированием любые операции по приему товаров или услуг.

Отличие между электронной и бумажной способами приемки состоит лишь в том, что в первом случае участниками заполняется и передается вся документация посредством ЕИС исключительно в электронном виде. Статьи законов признают равную правомочность электронной и бумажной документации. Документирование в бумажном виде может быть разрешено, только если госконтракты заключены до начала 2022 г.

Чтобы в системе ЕИС проводить электронное актирование, нужно зайти в свой личный кабинет и во вкладке «Администрирование» произвести настройку доступа.

При этом нужно будет активировать следующие разделы:

• Просмотр соглашений и формирование документов о приемке. Этот раздел позволить контролировать и проводить процесс реализации договорных обязательств.
• Доверенность на подпись закрывающей документации. Этот раздел активируется тогда, когда руководитель организации делегировал право подписи уполномоченному сотруднику своей компании.

Электронное актирование по всем контрактам производится следующим образом. Сначала надо будет выбрать соответствующий контракт, затем заполнить предложенную системой форму в разделе «Сформировать первичный учетный документ».

В ЕИС правила электронной приемки одинаковы для каждого участника закупок. Подробно действия клиентов ЕИС расписаны на ее сайте.

Поставщиком составляется документ о приемке. В этом документе должны быть следующие данные:

• Сведения о заказчике и поставщике;
• При наличии грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика;
• Номенклатура и количество принимаемых товаров, услуг или выполненных работ;
• Работники, которые будут передавать товар;
• Дата завершения работ или услуг, либо отгрузки товара;
• Работники, которым доверено подписание акта.

Прежде чем отправить товар заказчику, поставщик может ему передать акт для редактирования. Но после отправки скорректировать документ уже нельзя, придется создавать другой документ-исправление. Заполненный и заверенный КЭП документ переправляется автоматически в ЕИС заказчику, который обнаружит соответствующую информацию в своем личном кабинете. Далее заказчиком подписывается в ЕИС акт о получении. Поставщик в персональном кабинете должен найти извещение о доставке.

Заказчик после получения товара или выполнения услуг или работ должен провести проверку качества исполнения.

В результате проверки возможны следующие действия заказчика:

• Он принимает заказ, после чего должен подписывать в ЕИС акт о приемке, заверяя его электронной подписью. В этот же день заказчиком в реестр контрактов отправляется акт об исполнении заказа.
• Принять товар или исполнение работ частично. Когда заказчик не полностью удовлетворен, он составляет в бумажном виде документ о частичной приемке, который направляется поставщику. В данном документе должны быть изложены конкретные претензии к товарам или услугам, каковые не удовлетворили заказчика. При согласии поставщика с выдвинутыми претензиями, он составляет другой акт, где указывается только то, что принято заказчиком. Далее поставщик и заказчик совместно корректируют акт о приемке. Подписание этого акта производится лишь после устранения всех претензий. В этом случае публикуется сообщение, что контракт выполнен.
• Отказаться от приема товаров или работ. На бумаге должен быть составлен мотивированный документ об отказе, его скан отправляется поставщику через ЕИС. Отказ должен быть переправлен в день составления отказного документа. При согласии поставщика с претензиями, он исправляет свою работу или поставляет другой товар, при этом составляется новый акт. При несогласии поставщика с отказом в приемке своего товара или работы, им составляется претензия, о чем следует уведомить через ЕИС заказчика.

В ЕИС можно проследить, на каком этапе находится продвижение документа о приемке, выяснить его статус на настоящий момент – находится ли документ на стадии рассмотрения, либо заказчик уже принял по нему решение (приемка или отказ).

Какие возможности открывает Диадок перед поставщиком?

Диадок открывает поставщику доступ на популярные ЭТП. С его помощью можно устанавливать эффективные связи пользователей, обмениваться с ними документацией, настраивать ЭДО для сотрудничества с операторами ЭТП, выходить в ЕИС.

В личный кабинет Диадока будут поступать закрывающие документы от используемых клиентом ЭТП. Эти документы можно отредактировать, дать на просмотр ответственным сотрудникам своего учреждения (например, главному бухгалтеру), они сохраняются в архиве на неограниченное время.

Электронные документы, передаваемые посредством Диадока с торговых площадок, обладают юридической значимостью. Это значит, что их можно представлять в суде, отправлять в налоговую службу, использовать в арбитражных спорах. Но собственно актирование в Диадоке не проводится, здесь оператором является ЕИС. Но Диадок дает возможность получения от государственных ЭТП закрывающей документации.

С помощью Диадока компания может осуществлять разнообразную связь с контрагентами, не только по части закупок. Есть возможность оформить и подписать соглашение с партнером, отправлять фактуры или передаточные документы, корректировать и согласовывать документацию. Любые новости об изменениях в компании-партнере будут известны в ближайшее время. В Диадоке есть опции для ведения международного документооборота, обработки маркированных товаров.

В Диадоке имеется дополнительная информация, позволяющая наладить электронный кадровый документооборот и значимый юридически оборот документов между сотрудниками.

Гораздо проще иметь дело с контрагентами, если они уже подключены к ЭДО. По ИНН можно выяснить, кто из них пользуется Диадоком. В последние годы количество пользователей сервиса Контур.Диадок возрастает стремительно, ими ежегодно переправляются сотни миллионов документов.

Если для начала использовать ЭДО в какой-то одной сфере деятельности, то по приобретении навыка и опыта можно будет распространить его и на другие бизнес-процессы. Многие крупные компании уже давно отказались от бумажной документации, поэтому для сотрудничества с ними без ЭДО не обойтись. Электронные торговые площадки постоянно предлагают новые продукты и выгодные контракты, будет обидно все это упустить только из-за отсутствия электронного документооборота или навыков работы с ним у сотрудников и руководства организации. Контур.Диадок поможет быстро и легко не только перейти на электронный документооборот, но и в сжатые сроки освоить его, открыв тем самым вход на самые престижные и привлекательные для бизнеса электронные торговые площадки.