Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

Что такое межведомственный ЭДО и особенности работы с ним в системе Контур.Диадок

Государственные структуры в работе используют различные онлайн-инструменты для передачи информации внутри подразделений, между ведомствами или с другими организациями. Для обмена данными они используют разнообразные системы ЭДО. Лучшим из них на сегодня является Контур.Диадок. Это система ЭДО, имеющая расширенный функционал, позволяющая существенно сократить затраты на приобретение канцелярии, обслуживание копировальной техники и почтовые курьерские услуги.

Межведомственный документооборот – это федеральная информационная система, которая предназначена для формирования взаимодействия систем ЭДО – участников МЭДО. В системе ЭДО Контур.Диадок реализована сопряженность с МЭДО, поэтому вы сможете обмениваться документами прямо из системы ЭДО между участниками МЭДО, включая процессы исполнения распоряжений, отслеживания их текущего состояния, а также отправку отчетов об исполнении.

Задачи Контур.Диадок для МЭДО

Главной задачей МЭДО является повышение качества управления в госорганах, которое достигается путем снижения трат на отправку, получение, обработку и контроль ЭДО среди госструктур, их подразделений и других организаций.

Базовые задачи по организации, внедрению и обеспечению МЭДО в Диадок:

1. Разработка и использование все технических баз.

2. Надежная защита переданной и полученной на хранение информации.

3. Хранение информации в архивах данных.

4. Техническая координационная поддержка на этапе пользования системой.

5. Методическая помощь и обучение пользователей.

Для успешного взаимодействия разных систем ЭДО в рамках единой системы МЭДО был создан единый формат обмена электронной документацией с органами госвласти Российской Федерации. Контур.Диадок, который является участником МЭДО, имеет функционал, способный «понимать» данный формат. Он создает исходящую документацию в данном формате для отправления по МЭДО, и может получать входящие в таком же виде.

Особенности отправления документов МЭДО в Контур.Диадок

Как узнать, может ли документ быть отправлен по МЭДО? Если ваша компания подсоединена к системе Контур.Диадок, в таком случае можно воспользоваться этим сервисом для отправки документов по МЭДО. Он включает ряд нюансов оформления документов и подсоединения контрагентов, а также предполагает обучение и инструктаж сотрудников компании при необходимости. Если получатель является участником МЭДО, то в открывшемся окне сервиса Контур.Диадок будет отображен подходящий способ доставки документов.

Достоинства использования Контур.Диадок для МЭДО 2.7.1:

– комплексная автоматизация взаимодействия в соответствии с общими государственными нормативами;

– возможность работать с контрагентами через другие СЭД в удаленном режиме;

– снижение затрат на доставку курьером и канцелярию;

– возможность хранения документации в онлайн-архиве.

Оформление документов при работе в Контур.Диадок с МЭДО

Для правильной отправки документации с помощью Контур.Диадок нужно соблюсти несколько важных правил. Прочитать их можно в информационном блоке. Они представляют подробное руководство, которое включает следующие моменты:

1. Согласование документа. Все сделанные правки нужно собрать в единый файл.

2. Нельзя использовать в названии кириллицу и спецсимволы. Разрешено вписывать только буквы от А до Z (вне зависимости от их размера), цифры и нижнее подчёркивание.

3. Файл необходимо перевести в формат PDF/A-1. Это очень важное требование. Учтите также тот факт, что если документ будет направлен через систему Контур.Диадок, например, в формате DOCX, а после переведен в формат PDF, в таком случае ЭЦП станет недействительной по причине изменения структуры документа. По этой причине мы рекомендуем либо установить на ПК конвертер форматов, либо заведомо оформлять документ в нужном для использования и хранения формате.

4. Формат документа перед отправкой важно проверить. Для этого можно использовать утилиту veraPDF.

5. Поставить регистрационный штамп и отметку для ЭП. После подписания и утверждения документа руководством, он должен быть зарегистрирован. Для этого специалист наносит на файл отметку о подписи и вносит его в общую базу системы Контур.Диадок. По полученному номеру документ может легко идентифицироваться в базе. Штамп регистрации ставится на файл так, чтобы не менять информацию в главном файле. Система Контур.Диадок формирует PNG файлы с данными и визуальной фиксацией электронного штампа. В сервисе Контур.Диадок фиксируется место их расположения для последующей идентификации.

После регистрации данного документа в системе и проставления штампа на него оформление можно считать завершенным. Такой файл может быть отправлен через систему Контур.Диадок получателю. Вышеперечисленные требования к оформлению документов необходимы для формирования однообразия отправляемых файлов. В системе Контур.Диадок сохраненные форматы документов всегда актуальны, поэтому они точно будут приняты к обработке и отправлены.

Особенности проверки УКЭП

Главное требование для отправки документов в МЭДО через Контур.Диадок – наличие на документе актуальной УКЭП (усиленной квалифицированной ЭП). Проверить ее действие можно тремя способами:

1. Проверка у уполномоченного на подписание документа лица наличие актуальной УКЭП. Если она просрочена или отсутствует, в таком случае Контур.Диадок предупредит вас об этом. В этой ситуации вы сами будете решать: отправить файл получателю без УКЭП или нет.

2. Проверка у утверждающего лица наличия актуальной УКЭП. Если при подписании документа, в котором необходимо использование УКЭП, будет выявлено, что используемая ЭЦП неквалифицированная, в таком случае Контур.Диадок отклонит процедуру подписи. Сервис вышлет утверждающему лицу предложение об оформлении нужного для отправки формата ЭЦП.

3. Проверка актуальности УКЭП перед финальной отправкой документа получателю. Если в процессе отправки система Контур.Диадок выявит подписание файла неквалифицированной подписью, в таком случае она вышлет руководителю уведомление о том, что направить этот файл через МЭДО невозможно. Такой документ необходимо подписать заново актуальной УКЭП.

Если проверка УКЭП успешно завершена, в таком случае Контур.Диадок направит вам уведомление об отправке документа.

Как получить ЭЦП и подключиться к Контур.Диадок?

Оформить усиленную цифровую подпись можно в нашем сервисе Контур.Диадок. Чтобы подсоединиться к сервису, вы можете заказать пакет услуг с фиксированным количеством передаваемых документов. Стоимость тарифов будет варьироваться в зависимости от включенного в них функционала. Для подключения обратитесь к менеджерам компании по указанному на официальном сайте номеру телефона или напишите через форму обратной связи.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту