Внутренний ЭДО в Диадоке

Существуют специализированные платформы, которые объединяют в себе функциональность системы электронного документооборота (СЭД) и системы электронного документообмена (ЭДО) с контрагентами, предлагая компаниям удобные и эффективные решения. Одним из примеров такого сервиса является внутренний ЭДО от Контур.Диадок, который специально разработан для упрощения работы бухгалтеров и оптимизации процессов контроля документов.

В рамках внутреннего ЭДО от Диадока организации имеют возможность формировать, отправлять, получать и подписывать различные внутренние документы, включая акты о списании, накладные на внутреннее перемещение, требование-накладные, накладные на отпуск на сторону, приходные и расходные кассовые ордера, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, авансовые отчеты и другие. Это позволяет организациям значительно сократить затраты на печать, бумагу, почтовые и курьерские услуги, а также уменьшить объем бумажного документооборота.

Одним из ключевых преимуществ внутреннего ЭДО от Диадока является его интеграция с учетной системой, что позволяет автоматизировать процессы и обеспечить единый интерфейс работы в привычной среде 1С. Благодаря этому сотрудники организаций могут своевременно получать уведомления о важных документах и подписывать их с помощью мобильных устройств или компьютеров, что значительно повышает эффективность работы и экономит время.

Возможности кадрового ЭДО

Интеграция с онлайн-сервисами позволяет эффективно обмениваться кадровыми документами. Сотрудники отдела кадров получают возможность создавать, отправлять и получать документы, а также проверять их статусы онлайн. Благодаря таким сервисам, процесс сбора подписей с сотрудников становится гораздо более быстрым и удобным, а вероятность ошибок и штрафов сведена к минимуму.

Одним из примеров такого сервиса является КЭДО от Контура. В этом сервисе соблюдаются требования закона о персональных данных, поддерживается использование всех видов электронной подписи, а также имеется возможность настройки маршрутов согласования документов. Благодаря адаптивной мобильной версии, работа с кадровыми документами становится простой как для сотрудников, так и для руководителей.

Такое решение позволяет существенно сократить затраты на кадровый процесс и повысить его эффективность. Кадровые специалисты могут оперативно работать с документами, осуществлять массовое ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами, а также минимизировать риски и упростить процессы согласования. Все это способствует повышению производительности и качества работы отдела кадров, а также обеспечивает соблюдение требований законодательства в области персональных данных.

Кто является оператором электронного документооборота

Оператор электронного документооборота (ЭДО) играет важную роль в обеспечении эффективного обмена электронными документами и обладает необходимыми техническими, кадровыми и юридическими возможностями для этого. Один из ярких примеров такого оператора — группа компаний СКБ Контур.

Чтобы обеспечить юридическую значимость электронным документам, они должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданы через оператора ЭДО. Например, счета-фактуры, являющиеся одним из видов документов, имеют особые требования к обмену, установленные приказом Минфина России от 05.02.2021 года No 14н.

Операторы ЭДО проходят процесс лицензирования, чтобы получить право работать с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Они предлагают широкий спектр сервисов для обмена документами, обеспечивая высокий уровень безопасности передаваемых сведений.

Операторы поддерживают системы в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая юридическую значимость счетов-фактур и других документов. Они также осуществляют проверку достоверности информации о пользователях, которые подключены к системе ЭДО.

Операторы хранят электронные документы в соответствии с установленными законом сроками и выступают в качестве третьей стороны в случае споров. Кроме того, операторы обеспечивают круглосуточную техническую поддержку, гарантируя надежное функционирование системы для своих клиентов.

Вендоры систем электронного документооборота также предлагают возможность роуминга, что позволяет осуществлять обмен документами с клиентами, использующими услуги других операторов. Группа компаний СКБ Контур является одним из лидеров в количестве роуминговых соединений с другими провайдерами. Более того, у них доступен автоматический роуминг, который не требует дополнительных настроек.

Схема электронного документооборота

Для обмена электронными документами между контрагентами используются сервисы, предоставляемые операторами системы электронного документооборота (ЭДО). Для начала процесса документооборота участникам необходимо отправить или принять приглашение на обмен. В сервисе Диадок этот процесс осуществляется следующим образом:

• Перейдите в раздел «Поиск и приглашение» на странице «Контрагенты»;
• Найдите нужную компанию по названию или ИНН;
• Отправьте приглашение для установления обмена документами.

Это позволяет контрагентам установить эффективный и безопасный обмен электронными документами через сервис Диадок.

После принятия контрагентом приглашения, его организация будет отображаться в разделе «Контрагенты». После этого можно приступать к обмену документами. Процесс обмена строится следующим образом:

Отправитель создает и загружает документ в веб-версии или отправляет его из учетной системы. Документы могут быть объединены в пакет, дополнительно указаны сведения и добавлены примечания.

Отправитель подписывает документ с использованием квалифицированной электронной подписи и отправляет его. Оператор системы электронного документооборота (ЭДО) проверяет легитимность сертификата подписи, а также соответствие формата документа требованиям налоговой службы (ФНС). Затем фиксируется дата получения документа и он отправляется адресату.

Адресат получает документ всего за несколько секунд в своем личном кабинете на сервисе ЭДО или в учетной системе. Он может просмотреть документ, скачать его на свой компьютер и при необходимости подписать или отказаться от подписи, а также запросить корректировку. Каждый этап процесса отражается в сервисе ЭДО Диадок с помощью соответствующих статусов, таких как «На согласовании», «Подписан», «Документооборот завершен», «Отказано в подписи» и другие. Это обеспечивает прозрачность и контроль за процессом обмена документами.

Список операторов ЭДО в России

В России для предоставления услуг онлайн-документооборота оператору ЭДО необходимо иметь статус доверенного и строго соблюдать требования, установленные ФНС. Введение новых требований было осуществлено согласно Приказу от 08.06.2021 года No ЕД-7-26/546@, который вступил в силу с 1 марта 2022 года. Группа компаний СКБ Контур аккуратно выполнила все предписания и с гордостью имеет статус активного оператора.

Для получения информации о провайдерах ЭДО в России и проверки их статуса, вы можете обратиться к сайту ФНС и изучить «Реестр операторов ЭДО». В этом реестре предоставлена полная информация о различных провайдерах ЭДО, их статусах и других важных деталях, которые могут быть важными для вас.

Как выбрать систему ЭДО

Важно провести анализ существующих схем делопроизводства и выявить узкие места, где внедрение электронного документооборота (ЭДО) может принести наибольшую пользу. При этом стоит обратить внимание на следующие аспекты:

• Наличие стандартных функций ЭДО, таких как отправка, получение, создание, подписание и хранение документов;
• Дополнительные опции, включая маршрутизацию, использование шаблонов документов и ограничение доступа к информации;
• Возможности интеграции с учетной системой организации;
• Тарифы и ценообразование предлагаемого сервиса ЭДО;
• Обеспечение безопасности системы, включая шифрование передаваемых данных и защиту от несанкционированного доступа;
• Количество подключенных контрагентов к платформе ЭДО;
• Возможность роуминга с другими провайдерами ЭДО для удобного взаимодействия с партнерами;
• Уровень и доступность технической поддержки со стороны оператора ЭДО.

Одним из важных аспектов при использовании электронного документооборота является обеспечение безопасности. В сервисе ЭДО Диадок, например, данные передаются по зашифрованным каналам связи, что гарантирует их конфиденциальность и защиту от перехвата посторонними лицами. Защищенный канал обычно реализуется с использованием международных протоколов SSL/TLS, что обеспечивает надежную передачу информации.

Кроме того:

Компания Контур придерживается всех норм и требований в области защиты информации. При разработке и эксплуатации своего сервиса электронного документооборота (ЭДО), Контур активно применяет эффективные методы обеспечения информационной безопасности.

Для гарантии сохранности данных, копии документов хранятся на трех отдельных серверах, которые находятся в надежных дата-центрах, расположенных на территории России. Такой подход обеспечивает защиту информации и предотвращает ее несанкционированный доступ.

Вход в сервис ЭДО Контур осуществляется с соблюдением строгих правил доступа. Для входа требуется использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) или комбинации логина и пароля, что гарантирует только авторизованным пользователям доступ к сервису.

Такие меры безопасности позволяют сотрудникам Контура и их клиентам быть уверенными в сохранности и конфиденциальности передаваемой информации в рамках использования сервиса ЭДО.

Преимущества внедрения ЭДО

Использование электронного документооборота способствует оптимизации бизнес-процессов в компании, делая их более эффективными и быстрыми. Группа компаний Контур предлагает интеграционные решения, которые позволяют пользователям сервиса Диадок работать в привычном интерфейсе своей учетной программы. Это обеспечивает удобство использования и минимизирует необходимость перехода между различными приложениями.

Для тех, кому не требуется интеграция с учетной программой, доступна веб-версия сервиса Диадок со всеми необходимыми функциональными возможностями. Пользователи могут легко работать с документами, создавать, отправлять, получать и подписывать их, независимо от своего местоположения или используемого устройства. Веб-версия обеспечивает гибкость и удобство использования сервиса, не требуя установки дополнительных программ или настроек.

С ЭДО между контрагентами и внутри компании в Диадоке:

Использование сервиса электронного документооборота (ЭДО) позволяет компаниям значительно сократить расходы, связанные с печатью, бумагой и пересылкой документации. Благодаря переходу на электронный формат, риск ошибок в документах снижается, а процесс их поиска становится гораздо более удобным и быстрым — достаточно всего нескольких кликов.

Сотрудники компании могут работать с документами в удобном мобильном приложении, что позволяет им быть гибкими и эффективными даже вне офиса. Это также означает, что то же самое количество сотрудников может выполнять больший объем работы, так как рутинные бумажные процессы автоматизированы.

Сервис ЭДО предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов, освобождая сотрудников от рутинной бумажной работы и снижая вероятность ошибок, корректировок, просрочек и штрафов. В результате компания оптимизирует свои издержки, что положительно сказывается на ее экономических показателях и общей эффективности работы.